Secretara / asistent manager

CERINTE
Cunostinte foarte bune de limba romana, rusa si engleza scris / vorbit. Spaniola prezinta avantaj.
Disponibilitate pentru program prelungit si deplasari in strainatate ( in general in Romania si Spania ).
Abilitati de comunicare, vocabular elevat, gandire analitica.
Experienta de minim 1 an pe un post similar.
Cunoasterea avansata a pachetului Ms Office;
Cunostinte corespondenta de afaceri
Bune abilitati de comunicare, capacitate de organizare si planificare,
Personable si diplomatie, cu abilitatea de a comunica la nivel managerial
Capacitatea de a lucra sub presiune si extrem de organizat, agilitate si inteligenta
Personalitatea, proactivitatea si initiativa sunt esentiale pentru acest post.
Capacitate de organizare pe prioritati;
Planificarea agendei de lucru a managerului;
Participa la intalniri impreuna cu Directorlul General
Asistarea Directorului General in activitatea sa zilnica
Preluarea atributiilor directorului general in lipsa acestuia;
Gestionarea mesajelor si a corespondentei;
Organizarea deplasarilor;
Traducerea si redactarea de documente;
Organizarea, clasarea si arhivarea documentelor
Colectarea, analizarea si sintetizarea informatiilor necesare pentru intocmirea rapoartelor si situatiilor solicitate.
Organizarea si administrarea agendei zilnice de lucru a Managerului
Participa la luarea deciziilor pentru derularea activitatii firmei in lipsa managerului.
Mentinerea unui flux comunicational interdepartamental si intradepartamental continuu si eficient

RESPONSABILITATI
- managementul documentelor companiei (sortarea si expedierea corespondentei, arhivarea documentelor companiei, managementul contractelor incheiate de companie, sortare, arhivarea si evidenta lor, copierea si multiplicarea acestora, securizarea informatiilor cu character confidential, se ocupa de traducerea anumitor documente când situatia o cere)
- gestionarea fluxului informational generat în interiorul companiei (întocmirea si trimiterea catre persoanele participante a ordinii de zi a sedintelor, întocmirea proceselor verbale ale sedintelor, redactarea si trimiterea procedurilor si a regulilor interne în conformitate cu normele interne ale companiei)
- administrarea apelurilor de intrare în companie
- coordonarea relatiei cu furnizorii de consumabile, birotica, presa, servicii, întretinere, curatenie, curierat
- coordonarea activitatilor de protocol(primirea si îndrumarea vizitatorilor, administrarea bugetelor pentru mesele si evenimentele de protocol organizate de companie)
- coordonarea activitatilor de deplasare a personalului companiei (se ocupa de rezervari, întocmirea documentatiei necesare pentru deplasari, procurare de bilete)
- managementul si evidenta obiectelor de inventar si a mijloacelor fixe la nivelul întregii companii
- coordonarea activitatii de PSI si protectia muncii la nivelul întregii companii
- coordonarea activitatilor de recrutare, selectie si integrare a personalului (anunturi de recrutare, preselectie candidati, organizarea interviurilor de selectie, organizarea activitatii de întocmire a dosarului de angajare si a actelor necesare pentru încheierea contractelor de munca)
- coordonarea activitatii de evidenta a personalului (condica de prezenta, foile collective de prezenta, ordinele de deplasare, certificatele medicale, cererile de concediu, evidenta globala a programarilor de concedii în conformitate cu politica firmei, urmareste ca fiecare dosar de personal sa fie complet si correct întocmit)
- coordonarea activitatii administrative la nivelul sediului si a punctelor de lucru (urmarirea autorizatiilor de functionare, a politelor de asigurare, a functionarii la întreaga capacitate si la maximum de siguranta a punctelor de lucru si a agentilor de vânzari)
- gestioneaza si urmareste solutionarea reclamatiilor primite
- ofera support pentru echipa logistica ocazional când activitatea o cere
- ofera support pentru echipa de la relatii cu clientii când activitatea o cere
- ofera support administrativ pentru echipa manageriala a companiei când situatia o cere
- la solicitarea echipei manageriale întocmeste diverse studii de piata sau se ocupa de colectare de informatii despre diverse subiecte de interes

DESPRE NOI
Firma are obiect de activitate funizare de servicii IT si in mediul online
Servicii de gazduire, datacenter, securitate IT, arhivare si backup informatii, intretinere si administrare siteuri, intretinere si administrare aplicatii, creare de siteuri si aplicatii web, reclama si publicitate in mediul online

Va rugam trimiteti CV-urile numai in limba romana sau engleza sa includa foto si specificati salariul dorit.