Office assistant/asistent pentru activități de birou

BEI, banca Uniunii Europene, recrutează în vederea angajării la Secretariatul General (SG) - Departamentul de Strategie Instituțională (IS) - Serviciul Reprezentare externă BEI (EER) un:

Office Assistant/Asistent pentru activități de birou
pentru Reprezentanța BEI din Moldova (Chișinău)

(Post cu normă întreagă)

Banca Europeană de Investiții (BEI) este instituția financiară a Uniunii Europene. Reprezentanța BEI din Moldova se află în Chișinău. Suntem în căutarea unui asistent pentru activități de birou care să se ocupe de administrarea biroului sub supravegherea șefului de birou și să desfășoare activități de secretariat pentru alți specialiști din cadrul biroului, asigurând organizarea eficientă a reprezentanței, finalizarea la timp a sarcinilor și îndeplinirea obiectivelor. Asistentul pentru activități de birou se subordonează șefului de birou.

Principalele funcții și responsabilități vor fi:

RESPONSABILITĂȚI
• Oferirea de sprijin în activitatea de la birou şi asistenţă în probleme de secretariat/ administrative pentru a asigura desfăşurarea activităţii de fiecare zi a Biroului; sprijinul oferit poate cuprinde sarcini care vizează spaţiul locativ şi alte aspecte administrative locale;
• Executarea de sarcini administrative, în special administrarea financiară a biroului: prelucrarea documentelor și înregistrarea lor în contabilitate, logistica și întocmirea de rapoarte lunare pentru șeful de birou; păstrarea și administrarea registrului de casă; efectuarea de plăți și supravegherea conturilor de la băncile locale, precum și a plăților către furnizori; urmărirea înregistrării TVA în relația cu ministerul de resort; gestionarea administrativă a plății facturilor furnizorilor; colaborarea permanentă cu personalul relevant și furnizarea, validarea și raportarea la timp a informaţiilor către șeful de birou;
• Acționarea ca o interfață în relația cu Ministerul Afacerilor Externe pentru toate procedurile diplomatice și de protocol, precum și cu alte ministere relevante;
• Întocmirea de texte standard (de exemplu, scrisori către autorități, răspunsuri către clienți, întocmirea de scrisori de informare); redactarea și/sau finalizarea, distribuirea și îndosarierea de procese verbale, rapoarte, note, scrisori și alte documente, după cum este necesar;
• Coordonarea și interacțiunea cu diversele departamente de la sediul central cu privire la echipamente telefonice, calculatoare, sistemul de video-conferințe, drepturi de acces IT etc., precum și asigurarea interfeței cu delegațiile UE locale și regionale în probleme administrative;
• Interacțiunea cu diverși furnizori și gestionarea contractelor, a achizițiilor și a stocului de materiale pentru birou, precum și achiziția de materiale pentru birou, bucătărie și alte incinte;
• Asistență în organizarea de evenimente legate de BEI;
• Organizarea și urmărirea îndeplinirii agendei de lucru și organizarea de ședințe interne și în afara sediului, precum și gestionarea apelurilor telefonice primite și a corespondenței;
• Responsabilitate privind organizarea deplasărilor, întocmirea rapoartelor privind cheltuielile de deplasare și cheltuielile pentru expatriați, precum și pentru echipa locală, dacă este cazul;
• Atribuții de secretariat (arhivarea documentelor etc.) pentru echipă;
• Îndeplinirea altor sarcini care i se încredințează.

CALIFICĂRI
• Absolvent de învățământ secundar, completat cu certificat de absolvire a unui curs de doi ani de secretariat/în domeniul administrativ, sau absolvent de învățământ secundar cu experiență în domeniul respectiv.
• Cel puțin cinci ani de experiență profesională relevantă, de preferință într-un mediu operațional financiar/bancar.
• Familiarizare cu principiile contabile de bază (respectiv, pentru registrul de casă și raportările lunare privind cheltuielile biroului).
• Cunoștințe excelente privind instrumentele standard de lucru cu calculatorul, precum și capacitate de adaptare la unele noi.
• Cunoștințe excelente de limbă engleză scrisă și vorbită. Cunoașterea limbii moldovenești/române și ruse scrise și vorbite la nivel de nativ. Cunoștințele de limbă franceză sau altă limbă europeană constituie un avantaj.

COMPETENȚE
• Interes pentru atingerea obiectivelor: permanent interesat de performanță, axat pe îmbunătățirea acesteia, arătând interes și hotărâre în ceea ce privește atingerea obiectivelor pe termen scurt și lung.
• Orientare către schimbare: Se adaptează la diferențe și modificări ale mediului; are o abordare flexibilă pentru a-și atinge obiectivele.
• Colaborare: Este cooperant, lucrează ca membru al unei echipe; colaborează cu colegii de la toate nivelurile organizaționale, fiind în mod real interesat să-i cunoască și să-i înțeleagă corect pe ceilalți, precum și punctele de vedere și preocupările acestora.
• Angajament față de organizație: Este dornic să se dedice unei organizații a cărei misiune este aceea de a sprijini Europa, este deschis față de diversitate și dispus să-și adapteze conduita la nevoile și valorile intrinsece ale organizației, acționând cu integritate și într-un mod care să promoveze misiunea, politicile și regulile organizației.

Postul este deschis pentru orice persoană care are domiciliul permanent în Republica Moldova și este cetățean al acesteia.

Candidații interesați sunt invitați să-și depună cererea și scrisoarea de intenție în limba engleză la EIB.nonEUrecruitment@alexmann.com

Termen limită pentru depunerea candidaturilor: 1 februarie 2018

Considerăm că diversitatea este în folosul oamenilor și activității noastre. Promovăm și prețuim diversitatea și incluziunea în rândul personalului nostru și al candidaților, indiferent de gen, vârstă, naționalitate, rasă, cultură, pregătire și experiență, convingeri religioase, orientare sexuală sau dizabilități.